Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Eine genaue Definition, wie diese auszusehen hat, trifft das Gesetz indes nicht. 

In der Praxis haben sich zwei Varianten etabliert: Die klassische Gehaltsabrechnung in Papierform und die Abrechnung als elektronisches Dokument zum Abruf in einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach.

Letzteres war kürzlich Streitpunkt vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG), nachdem ein Arbeitgeber die Abrechnungsform von Papierversand auf elektronisches Dokument umgestellt hat. Hiergegen klagte eine Arbeitnehmerin vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachen. Sie wollte die Abrechnungen weiterhin in Papierform erhalten. Im Revisionsverfahren gab der BAG dem Arbeitgeber Recht und stellte klar, dass dieser seine Verpflichtung durch die elektronische Bereitstellung der Abrechnung erfüllt. Die Entscheidung des BAG schafft insoweit Rechtsicherheit und dürfte in Zukunft dazu führen, dass weitere Arbeitgeber ihre Prozesse digitalisieren und auf die Papierform verzichten.